Pierwszy lutego 2026 roku miał być dniem cyfrowej rewolucji w polskiej księgowości. Dla największych przedsiębiorstw, których obroty przekraczają 200 mln złotych, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy. Kierowcy i przedsiębiorcy, tankujący tego dnia paliwo na stacjach Orlen, spodziewali się automatyzacji i natychmiastowego pojawienia się faktur w rządowej chmurze. Rzeczywistość okazała się jednak bardziej skomplikowana, a brak dokumentów w systemie wywołał lawinę pytań.
Wdrożenie tak potężnego systemu teleinformatycznego, jakim jest KSeF, nigdy nie odbywa się bez echa. Przedsiębiorcy, którzy od miesięcy przygotowywali się na ten moment, 1 lutego masowo ruszyli sprawdzać swoje konta w systemie Ministerstwa Finansów. Szczególne zainteresowanie budziły faktury za paliwo – jeden z najczęstszych kosztów w firmach transportowych i handlowych. Zgłoszenia o braku dokumentów, mimo poprawnego podania numeru NIP przy kasie, zaczęły spływać niemal natychmiast. Aby na bieżąco śledzić gospodarcze i technologiczne aspekty tego wdrożenia, warto zaglądać na topflop.pl, gdzie analizujemy wpływ cyfryzacji na polski biznes.
Dlaczego jednak system, który miał uszczelnić VAT i uprościć obieg dokumentów, w pierwszym dniu swojego funkcjonowania zdaje się „gubić” faktury paliwowe? Odpowiedź leży nie w awarii technicznej, lecz w skomplikowanej strukturze prawnej i biznesowej stacji paliw.
KSeF wystartował, ale nie dla wszystkich tak samo
Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, data 1 lutego 2026 roku jest kluczowa dla tak zwanych „dużych podatników”. Są to podmioty, które w poprzednim roku podatkowym przekroczyły próg 200 mln złotych obrotu. PKN Orlen, jako paliwowy gigant, bezsprzecznie wpada w tę kategorię. Teoretycznie więc każda transakcja B2B (business-to-business) realizowana przez ten podmiot powinna zostać sfinalizowana wystawieniem faktury ustrukturyzowanej w formacie XML i przesłaniem jej do KSeF.
Praktyka stacyjna jest jednak inna. Jak informuje portal Auto Świat, powołując się na analizy doradców podatkowych, problem braku faktur wynika z dwóch kluczowych czynników: struktury własnościowej stacji oraz okresów przejściowych, które ustawodawca przewidział, by uniknąć paraliżu gospodarczego.
Wielu kierowców nie zdaje sobie sprawy, że stacja z logo orła nie zawsze jest własnością koncernu. Znaczna część sieci to placówki franczyzowe. Właściciel takiej stacji jest odrębnym bytem gospodarczym, często z sektora MŚP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa), którego obroty nie zbliżają się nawet do progu 200 milionów złotych. Dla tych podmiotów obowiązek wejścia do KSeF został przesunięty na 1 kwietnia 2026 roku. Oznacza to, że tankując na franczyzowej stacji Orlenu w lutym czy marcu, otrzymamy tradycyjną fakturę (papierową lub elektroniczną PDF), która nie musi – i często nie będzie – widoczna w systemie KSeF.
„Paragon z NIP” a faktura ustrukturyzowana
Kolejnym elementem układanki, który wprowadza zamieszanie, jest status tzw. faktury uproszczonej. Do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro), paragon z numerem NIP nabywcy jest traktowany przez prawo jako pełnoprawna faktura. Przez lata przedsiębiorcy przyzwyczaili się do tego wygodnego rozwiązania – wystarczyło podać NIP kasjerowi, odebrać paragon i zaksięgować go w koszty.
W erze KSeF sprawa się komplikuje. Choć system dąży do pełnej digitalizacji, paragony z kas fiskalnych nie są automatycznie zintegrowane z KSeF w czasie rzeczywistym w taki sposób, jak faktury wystawiane w programach księgowych. Eksperci, w tym Małgorzata Samborska z Grant Thornton, wskazują na niuanse przepisów. Faktury uproszczone (paragony z NIP) mogą funkcjonować na dotychczasowych zasadach jeszcze przez pewien czas, co wynika z odrębnych rozporządzeń dotyczących kas fiskalnych.
Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: jeśli zatankowałeś auto i otrzymałeś paragon z NIP, nie oczekuj, że za godzinę zobaczysz go w panelu KSeF. Ten dokument wciąż jest podstawą do odliczenia VAT, ale jego obieg pozostaje poza głównym nurtem systemu ustrukturyzowanego w tej fazie wdrożenia.
Strategia „komfortu” czy opóźnienie technologiczne?
Ciekawym aspektem jest również oficjalne stanowisko samego koncernu. Orlen, świadomy wyzwań, jakie niesie ze sobą 1 lutego 2026, zdecydował się na pewne kroki łagodzące. Koncern zapowiedział, że w wielu przypadkach nadal będzie wydawał faktury w formie papierowej lub wizualizacji, nawet jeśli trafią one do KSeF. Ma to zapewnić klientom „komfort i okres przejściowy”.
Takie podejście, choć proklienckie, może rodzić dualizm dokumentacyjny. Przedsiębiorca otrzymuje papier do ręki, ale oryginałem faktury w świetle prawa jest plik XML w chmurze ministerstwa (dla podmiotów objętych obowiązkiem). Jeśli jednak stacja skorzysta z trybu awaryjnego lub offline (który jest dopuszczalny w przypadku problemów z łącznością), faktura może trafić do systemu z opóźnieniem – nawet do kilku dni roboczych.
Warto pamiętać, że KSeF to nie tylko wysyłka, ale i odbiór. Przedsiębiorcy tankujący flotę samochodów muszą teraz zweryfikować swoje procedury wewnętrzne. Czy kierowca ma brać papierowe potwierdzenie? Czy system księgowy firmy automatycznie zassie fakturę z KSeF? W pierwszych dniach lutego 2026 roku odpowiedź brzmi: lepiej brać papier.
Co mówi doradca podatkowy?
Eksperci podatkowi apelują o spokój i dokładną analizę otrzymywanych dokumentów. Kluczowe jest rozróżnienie, kto jest wystawcą faktury. Jeśli na paragonie/fakturze widnieją dane lokalnego przedsiębiorcy prowadzącego stację, a nie centrali w Płocku, najprawdopodobniej nie mamy obowiązku szukać tego dokumentu w KSeF przed 1 kwietnia.
Ponadto, specjaliści ostrzegają przed „nadgorliwością” systemów księgowych. Automatyczne zaciąganie danych z KSeF to przyszłość, ale w okresie przejściowym (luty-marzec 2026) hybrydowy model (część faktur w KSeF, część poza nim) będzie standardem. Księgowi muszą zachować czujność, by nie pominąć kosztów udokumentowanych tradycyjnie, błędnie zakładając, że „wszystko powinno być w systemie”.
Doradcy podkreślają też wagę kodów QR. Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli faktura jest wystawiana w KSeF, a nabywca odbiera ją „poza systemem” (np. na stacji paliw w formie wydruku), powinna ona zawierać kod QR umożliwiający weryfikację jej autentyczności w rządowej bazie. Brak takiego kodu na wydruku ze stacji należącej do dużego podatnika (po 1 lutego) może być sygnałem ostrzegawczym, chyba że mamy do czynienia z awarią lub wspomnianym wcześniej wyjątkiem dla stacji franczyzowych.
Przyszłość tankowania: Pełna cyfryzacja nieunikniona
Mimo obecnego zamieszania, kierunek zmian jest nieodwracalny. Do połowy 2026 roku większość wyjątków i okresów przejściowych wygaśnie. System KSeF ma docelowo wyeliminować papier z obrotu gospodarczego niemal całkowicie. Dla branży paliwowej to ogromne wyzwanie logistyczne – miliony transakcji dziennie muszą zostać przetworzone, zweryfikowane i zarchiwizowane w czasie niemal rzeczywistym.
Dla przeciętnego przedsiębiorcy luty 2026 to miesiąc nauki. Warto zachować starą zasadę „ograniczonego zaufania” do technologii. Dopóki system nie okrzepnie, a wszystkie stacje (zarówno koncernowe, jak i partnerskie) nie wejdą w ten sam rygor prawny, teczka na papierowe faktury w schowku samochodu wciąż może okazać się najbezpieczniejszym archiwum.
Rewolucja cyfrowa stała się faktem, ale jak każda rewolucja, zaczyna się od okresu chaosu. Brak faktury z Orlenu w KSeF 1 lutego to nie błąd systemu, ale wynik skomplikowanej mozaiki przepisów, terminów i wyjątków, w której muszą odnaleźć się teraz wszyscy uczestnicy rynku – od prezesów spółek paliwowych po kierowców dostawczaków.
